مدیریت زمان
شنبه, ۳۰ آبان ۱۳۹۴، ۰۶:۵۷ ب.ظ
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
در این قسمت ابتدا مدیریت زمان را تعریف می‌کنیم، سپس اهمیت آن را توضیح می‌دهیم و گام‌هایی ساده ولی موثر را برای مدیریت زمان به شما معرفی می‌کنیم.
بر‌ترین‌ها: در این قسمت ابتدا مدیریت زمان را تعریف می‌کنیم، سپس اهمیت آن را توضیح می‌دهیم و گام‌هایی ساده ولی موثر را برای مدیریت زمان به شما معرفی می‌کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به این معناست که فعالیت‌ها، وظایف و تعهدات خود را تحت کنترل در آوریم و با توجه به اولویت‌ها راجع به اهمیت وظایفمان تصمیم گیری کنیم.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
وقتی احساس می‌کنیم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم ولی وقتمان محدود است، خواه ناخواه دچار استرس می‌شویم. همین طور اگر زمانی که داریم صرف کارهای کم اهمیت شود دلهره و استرس به سراغمان می‌آید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا کنترل امور را به دست بگیرید و بدین ترتیب احساس آرامش بیشتری بکنید.
چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟
برای استفاده بهتر از زمان و جلوگیری از اتلاف آن،، نکات زیر را مدنظر قرار دهید:
۱. کار‌هایتان را اولویت بندی کنید.
فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود تهیه کنید. سپس آن‌ها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته بندی کنید.
- کارهای اضطراری کارهایی هستند که باید هرچه سریع‌تر انجام شوند وگرنه مشکل ایجاد می‌کنند، مثلاً ممکن است ناچار باشیم همین امروز قبض برق را بپردازیم چون فردا برق خانه را قطع می‌کنند. بسیاری افراد آنقدر کارهای مهم را به تعویق می‌اندازند که این کارهای مهم تبدیل به کارهای اضطراری می‌شوند، و همین امر باعث به وجود آمدن استرس می‌شود.
- کارهای مهم کارهایی هستند که برای شما اهمیت دارند، مانند بودن با خانواده، کمک به دوستان، یا ورزش. همین طور کارهایی که باید انجام شوند وگرنه ممکن است مشکلی به وجود بیاید، مثلاً شرکت در یک جلسه کاری.
- کارهای کم اهمیت کارهایی هستند که برای شما مهم نیستند یا در صورت انجام نشدن مشکلی برایتان به وجود نمی‌آورند.
بعد از اینکه این فهرست را تهیه و کارهای خود را رتبه بندی کردید، به نحوه استفاده‌تان از زمان فکر کنید. اگر کارهای مهم را به موقع انجام دهید، تبدیل به کارهای اضطراری نخواهند شد. مثلاً اگر به محض دریافت قبض آن را بپردازید، بعد‌ها برای پرداخت آن دچار کمبود وقت و استرس نخواهید شد.
سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید، از خود بپرسید آیا برای کارهایی که مهم یا ضروری نیستند وقت زیادی صرف می‌کنم؟ شاید بعضی کارهایی که انجام می‌دهید اصلاً لزومی نداشته باشند.
کار امروز را به فردا نیندازید.
هرچقدر کاری ناخوشایند و استرس زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است. برای رهایی از این عادت میتوانید از نکات زیر استفاده کنید:
- برنامه ریزی کنید. میتوانید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یاداشت کنید. حتی دیدن یک کاغذ می‌تواند کار‌ها را به شما یادآوری کند. حتی میتوانید ساعت یا موبایل خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که با صدای زنگ کار‌هایتان را به شما یادآوری کنند.
- کارهای بزرگ‌تر را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید. اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید بیش از۳ ساعت بر کاری تمرکز کنید، آن را به بازه‌های ۱ ساعته تقسیم کنید. اگر مدت زمانی که صرف یک کار ناخوشایند می‌کنید کم باشد، روبرو شدن با آن آسان‌تر خواهد بود.
- برای خود ضرب الاجل‌های کوتاه مدت تعیین کنید. با این کار به داشتن ضرب الاجل و رعایت آن عادت می‌کنید. بدین ترتیب وقتی با ضرب الاجل‌های درازمدت روبروهستید، فشار کمتری را تحمل خواهید کرد.
- کار امروز را به فردا نیندازید. اگر ایده آل گار باشید ممکن است حتی کار را شروع نکنید چون نگران هستید که به خوبی انجام نشود. همین که بیشترین تلاشتان را بکنید کافی است. به خودتان زمان کافی بدهید و هرچه در توانتان هست انجام دهید، این کار استرس شما را کم خواهد کرد.
ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه‌هایی که داشته‌اید عمل نکرده‌اید، اشکالی ندارد. خودتان را سرزنش نکنید. اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می‌کنند تا دوباره به مسیر اصلی خود بر گردید.
تعهدات خود را مدیریت کنید.
تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم هر دو تولید استرس می‌کنند. هم به تاخیر انداختن و هم عمل به تعهدات تا حدی دشوار است.
به تاخیر انداختن یک تعهد به معنی انصراف از آن نیست. بلکه به این معناست که ببینید چه چیز برایتان مهم است، محدودیت‌های خود را در نظر بگیرید، و چگونگی استفاده از زمانتان را تعیین کنید. با رعایت نکات زیر میتوانید به راحتی تعهدات خود را مدیریت کنید:
- خود را نسبت به چیزهایی که برایتان مهم نیستند متعهد نکنید.
- بپذیرید که زندگی شما در حال حرکت به سمت جلو است. مجبور نیستید تا همین فردا یا حتی هفته آینده هر پروژه‌ای را به اتمام برسانید یا به همه هدف‌های زندگیتان برسید. اگر اهمیت یکی از اهدافتان از بقیه کمتر است، میتوانید آن را عقب بیندازید و در مرحله دیگری از زندگیتان به آن بپردازید.
قبول یک تعهد به اندازه تاخیر آن دشوار است. معمولاً تعداد زیاد وظایف و تعهدات موجب استرس می‌شود، ولی گاهی هم نبود آن‌ها است که ایجاد استرس می‌کند. اگر احساس می‌کنید به وظایف بیشتری احتیاج دارید، به نکات زیر توجه کنید:
- تعهد جدیدی برای خودتان ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند شوید.
-احساس مسئولیت کنید و تعهد خود را جدی بگیرید. از زیر کار شانه خالی نکنید.
- از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید، و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به این معناست که فعالیت‌ها، وظایف و تعهدات خود را تحت کنترل در آوریم و با توجه به اولویت‌ها راجع به اهمیت وظایفمان تصمیم گیری کنیم.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
وقتی احساس می‌کنیم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم ولی وقتمان محدود است، خواه ناخواه دچار استرس می‌شویم. همین طور اگر زمانی که داریم صرف کارهای کم اهمیت شود دلهره و استرس به سراغمان می‌آید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا کنترل امور را به دست بگیرید و بدین ترتیب احساس آرامش بیشتری بکنید.
چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟
برای استفاده بهتر از زمان و جلوگیری از اتلاف آن،، نکات زیر را مدنظر قرار دهید:
۱. کار‌هایتان را اولویت بندی کنید.
فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود تهیه کنید. سپس آن‌ها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته بندی کنید.
- کارهای اضطراری کارهایی هستند که باید هرچه سریع‌تر انجام شوند وگرنه مشکل ایجاد می‌کنند، مثلاً ممکن است ناچار باشیم همین امروز قبض برق را بپردازیم چون فردا برق خانه را قطع می‌کنند. بسیاری افراد آنقدر کارهای مهم را به تعویق می‌اندازند که این کارهای مهم تبدیل به کارهای اضطراری می‌شوند، و همین امر باعث به وجود آمدن استرس می‌شود.
- کارهای مهم کارهایی هستند که برای شما اهمیت دارند، مانند بودن با خانواده، کمک به دوستان، یا ورزش. همین طور کارهایی که باید انجام شوند وگرنه ممکن است مشکلی به وجود بیاید، مثلاً شرکت در یک جلسه کاری.
- کارهای کم اهمیت کارهایی هستند که برای شما مهم نیستند یا در صورت انجام نشدن مشکلی برایتان به وجود نمی‌آورند.
بعد از اینکه این فهرست را تهیه و کارهای خود را رتبه بندی کردید، به نحوه استفاده‌تان از زمان فکر کنید. اگر کارهای مهم را به موقع انجام دهید، تبدیل به کارهای اضطراری نخواهند شد. مثلاً اگر به محض دریافت قبض آن را بپردازید، بعد‌ها برای پرداخت آن دچار کمبود وقت و استرس نخواهید شد.
سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید، از خود بپرسید آیا برای کارهایی که مهم یا ضروری نیستند وقت زیادی صرف می‌کنم؟ شاید بعضی کارهایی که انجام می‌دهید اصلاً لزومی نداشته باشند.
کار امروز را به فردا نیندازید.
هرچقدر کاری ناخوشایند و استرس زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است. برای رهایی از این عادت میتوانید از نکات زیر استفاده کنید:
- برنامه ریزی کنید. میتوانید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یاداشت کنید. حتی دیدن یک کاغذ می‌تواند کار‌ها را به شما یادآوری کند. حتی میتوانید ساعت یا موبایل خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که با صدای زنگ کار‌هایتان را به شما یادآوری کنند.
- کارهای بزرگ‌تر را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید. اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید بیش از۳ ساعت بر کاری تمرکز کنید، آن را به بازه‌های ۱ ساعته تقسیم کنید. اگر مدت زمانی که صرف یک کار ناخوشایند می‌کنید کم باشد، روبرو شدن با آن آسان‌تر خواهد بود.
- برای خود ضرب الاجل‌های کوتاه مدت تعیین کنید. با این کار به داشتن ضرب الاجل و رعایت آن عادت می‌کنید. بدین ترتیب وقتی با ضرب الاجل‌های درازمدت روبروهستید، فشار کمتری را تحمل خواهید کرد.
- کار امروز را به فردا نیندازید. اگر ایده آل گار باشید ممکن است حتی کار را شروع نکنید چون نگران هستید که به خوبی انجام نشود. همین که بیشترین تلاشتان را بکنید کافی است. به خودتان زمان کافی بدهید و هرچه در توانتان هست انجام دهید، این کار استرس شما را کم خواهد کرد.
ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه‌هایی که داشته‌اید عمل نکرده‌اید، اشکالی ندارد. خودتان را سرزنش نکنید. اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می‌کنند تا دوباره به مسیر اصلی خود بر گردید.
تعهدات خود را مدیریت کنید.
تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم هر دو تولید استرس می‌کنند. هم به تاخیر انداختن و هم عمل به تعهدات تا حدی دشوار است.
به تاخیر انداختن یک تعهد به معنی انصراف از آن نیست. بلکه به این معناست که ببینید چه چیز برایتان مهم است، محدودیت‌های خود را در نظر بگیرید، و چگونگی استفاده از زمانتان را تعیین کنید. با رعایت نکات زیر میتوانید به راحتی تعهدات خود را مدیریت کنید:
- خود را نسبت به چیزهایی که برایتان مهم نیستند متعهد نکنید.
- بپذیرید که زندگی شما در حال حرکت به سمت جلو است. مجبور نیستید تا همین فردا یا حتی هفته آینده هر پروژه‌ای را به اتمام برسانید یا به همه هدف‌های زندگیتان برسید. اگر اهمیت یکی از اهدافتان از بقیه کمتر است، میتوانید آن را عقب بیندازید و در مرحله دیگری از زندگیتان به آن بپردازید.
قبول یک تعهد به اندازه تاخیر آن دشوار است. معمولاً تعداد زیاد وظایف و تعهدات موجب استرس می‌شود، ولی گاهی هم نبود آن‌ها است که ایجاد استرس می‌کند. اگر احساس می‌کنید به وظایف بیشتری احتیاج دارید، به نکات زیر توجه کنید:
- تعهد جدیدی برای خودتان ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند شوید.
-احساس مسئولیت کنید و تعهد خود را جدی بگیرید. از زیر کار شانه خالی نکنید.
- از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید، و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.
